Terugbetaling aan de werkgever

Wanneer de terugbetalingsaanvraag indienen?

Elke aanvraag met betrekking tot het schooljaar 2023-2024 moet worden ingediend tussen 1 september 2024 en 31 december 2024.

Kijk goed na of u alle nodige documenten voor een volledige aanvraag heeft ontvangen vooraleer de aanvraag aan het bestuur voor te leggen (attest van het laatste cursustrimester en/of in voorkomend geval attesten van deelneming aan de tweede zittijd).  

Waar de aanvraag indienen?

De terugbetalingsaanvragen moeten via het online formulier (zie knop hierboven) gericht worden aan Brussel Economie en Werkgelegenheid indien de terugbetaling betrekking heeft op werknemers die tewerkgesteld zijn in een vestigingseenheid in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Indien de werknemers die betaald educatief verlof gekregen hebben, werken bij vestigingseenheden in verschillende gewesten, moet u uw aanvraag indienen bij elk betrokken gewest. Het is niet mogelijk één enkele terugbetalingsaanvraag in te dienen bij het gewest waar de maatschappelijke zetel van de onderneming is gevestigd.

Mocht een werknemer tijdens het schooljaar in verschillende gewesten gewerkt hebben: raadpleeg dan de bijzondere procedure.

Voor werknemers die in het Vlaams of het Waals Gewest tewerkgesteld zijn, moeten de terugbetalingsaanvragen ingediend worden op de volgende adressen:



Vlaams Gewest

Departement Werk en Sociale Economie

Betaald Educatief Verlof

Koning Albert II-laan 35 bus 20

1030 Brussel

Tel.: 02/553 17 00

E-mail: vlaamsopleidingsverlof@vlaanderen.be

Waals Gewest

FOREM

Congé-éducation payé

Boulevard Tirou 104

6000 CHARLEROI

Tel.: 0800/93 946

E-mail: conge.education@forem.be

 

Hoe mijn aanvraag indienen?

Dien één enkele aanvraag in per schooljaar (educatief verlof genomen in de periode van 1 september tot 31 augustus van het volgende jaar) voor alle werknemers.

Vul het onlineterugbetalingsformulier in, waaraan u het volgende toevoegt:

1. Een bankattest ter authentificatie van de houder van de rekening met betrekking tot het rekeningnummer dat in de schuldvordering staat vermeld.
   Een schermafdruk van een bank- of boekhoudtoepassing wordt ook aanvaard als de houder van de rekening, het IBAN-nummer en de bankinstelling worden vermeld. Elk ander niet-officieel attest zal worden geweigerd.
    
2. Een individuele fiche (.xls) per werknemer.
   Verderop vindt u meer uitleg over de manier waarop de schuldvordering en de individuele fiche(s) ingevuld moeten worden.
    
3. De door de opleidingsinstelling ingevulde nauwgezetheidsattesten toe aan de individuele fiche van de werknemer om de inschrijving van de werknemer voor en de nauwgezetheid bij de opleiding te bewijzen.
    
4. Voeg, naargelang het geval, ook nog het volgende toe aan uw onlineformulier:

• Als het gaat om volumineuze dossier: een schuldvordering (.pdf) met daarin alle betrokken werknemers;
• Indien meer dan 15 werknemers educatief verlof hebben genoten: de lijst met werknemers (.xlsx);
• Een verklaring op eer van de werknemer met vermelding van: 
  * Het hoogst behaald diploma (130 BEV-uren als het hoogst behaald diploma secundair is of lager)
   OF
  *de werknemer al dan niet over een diploma secundair diploma beschikt (bij het volgen van een basisopleiding of een opleiding die leidt naar een eerste diploma secundair onderwijs)
• Een verklaring op eer van de werkgever die zegt dat de taalopleiding een link heeft met het werk dat de werknemer uitoefent.
  
  U vindt hieronder meer details over de verschillende documenten die u dient toe te voegen aan uw aanvraagdossier.

Online formulier

Opgelet: het officiële ontvangstbewijs en de officiële betalingsmelding zullen rechtstreeks naar uw MijnBEW-account worden gestuurd.

•    Er dient slechts één aanvraag tot terugbetaling per schooljaar/academiejaar (betaald educatief verlof dat werd opgenomen tussen 1 september en 31 augustus in het voorbije schooljaar) gediend te worden voor al de werknemers van het bedrijf. 
•    Als het aanvraagformulier in het Nederlands werd ingevuld zal het dossier in het Nederlands behandeld worden. 
•    De werknemer moet in en privé-bedrijf tewerkgesteld zijn binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 
•    De persoon die wettelijk gemachtigd is om de onderneming te binden in het kader van de terugbetaling van het betaald educatief verlof mag niet iemand zijn die betaald educatief verlof heeft opgenomen. 
 

U ontvangt eveneens een kennisgeving per e-mail van elke verwerking van het Bestuur en/of elke actie van u: let erop een geldig e-mailadres in te voeren en regelmatig uw spamberichten na te kijken ingeval uw e-mailprovider de berichten van Brussel Economie en Werkgelegenheid zou blokkeren.

E-mailverkeer is ook mogelijk indien uw dossier onvolledig is, let er dus op ons te verwittigen wanneer uw contactpersoon gewijzigd is.

Bankattest

Een bankattest ter authentificatie van de houder van de rekening met betrekking tot het rekeningnummer dat in de schuldvordering staat vermeld.
Een schermafdruk van een bank- of boekhoudtoepassing wordt ook aanvaard als de houder van de rekening, het IBAN-nummer en de bankinstelling worden vermeld. Elk ander niet-officieel attest zal worden geweigerd. Deze gegevens moeten overeenstemmen met de gegevens op het aanvraagformulier. 
 

Individuele fiche

•    Introduceer slechts één enkele individuele fiche voor één schooljaar per werknemer.
•    U dient op de kalender aan te duiden op welke dagen en uren de werknemer afwezig was (en waarvoor u de terugvordering aanvraagt), en niet de dagen waarop de lessen werden gevolgd. Ter herinnering, de begunstigde van het BEV mag verlof nemen om een opleiding te volgen, maar ook op andere momenten, bijvoorbeeld om zich voor te bereiden op de lessen of (her)examen. 
•    De individuele fiche is ingevuld in decimalen en niet in het volgend formaat “xx uur xx minuten” en met twee cijfers na de komma (vb.: 7.33 indien het gaat om 7uur en 20 minuten. 
•    Als de werknemer werkt onder een vast uurrooster, moet op de individuele fiche “vast” worden aangeduid en per dag worden aangeduid hoeveel uur er op welke weekdag wordt gewerkt. De som van de dagen die daar worden aangeduid moet overeenstemmen met het totaal vermeld onder de werkbreuk. Vb.: 7.6u/dag geeft 38/38 als werkbreuk. 
•    Het aantal uren dat wordt aangevraagd in het online aanvraagformulier (op de MijnBEW-aanvraag) moet overeenkomen met het totaalbedrag (totaal voor het schooljaar) dat op de individuele fiche staat.
•    Betaald educatief verlof moet worden opgenomen tussen de eerste lesdag en het laatste examen van de eerste sessie van het studiejaar. (eventueel te verlengen met een bewijs van deelname aan 2de zit)
•    Controleer of er voldoende aanwezigheidsuren zijn om je terugbetaling te staven, want voor alle gevolgde cursussen wordt alleen rekening gehouden met het aantal uren werkelijke aanwezigheid bij de lessen om het contingent betaald educatief verlof te bepalen dat aan werknemers wordt toegekend (gerechtvaardigde afwezigheden tellen niet mee), met een maximum per schooljaar dat je hier kunt bepalen.
•    In het geval van deeltijdse werknemers moet er rekening mee gehouden worden dat het recht van de werknemer wordt berekend in verhouding tot zijn of haar tewerkstellingspercentage. 
 

Attesten

Voeg al de aanwezigheidsattesten die werden ingevuld door de opleidingsinstelling toe om te bewijzen dat de werknemer ingeschreven en aanwezig was op de opleiding. 
•    Zowel de werknemer als de werkgever moeten nakijken of de opleiding die gevolgd werd recht geeft op BEV. De erkende opleidingen worden hier verduidelijkt. 
•    De opleiding moet minstens 32 synchrone contacturen omvatten (fysiek of online face-to-face). 
•    Een correct attest moet duidelijk het uurrooster van de gevolgde cursussen, het aantal theoretische lesuren, het aantal aanwezigheidsuren en het aantal (on)gegronde afwezigheden vermelden. 
 

DE CURSIST HEEFT DE HIERBOVEN BESCHREVEN  CURSUSSEN OP VOLGENDE WIJZE GEVOLGD

Theoretisch aantal cursusuren

Aantal cursusuren die werkelijk werden gegeven

Aantal uren aanwezigheid

Aantal uren gewettigde afwezigheid

Aantal uren ongewettigde afwezigheid

•    Het is belangrijk om het percentage ongegronde afwezigheden per trimester/kwartaal te controleren, dit om op tijd te weten of er een schorsing werd opgelopen. 
•    Bij meer dan 10% ongegronde afwezigheid t.o.v. de werkelijk gegeven cursusuren per kwartaal/trimester en per module volgt een schorsing. Deze gaat in op de dag na het einde van het kwartaal/trimester waarin de schorsing werd opgelopen, duurt 6 maanden en kan herhaald worden als er in meerdere kwartalen/trimesters van dezelfde opleiding/module teveel ongegronde afwezigheden worden vastgesteld.
•    Controleer bij een schorsing of er geen BEV werd opgenomen tijdens de schorsingsperiode. Eventuele aanwezigheidsuren tijdens de schorsingsperiode worden niet in rekening gebracht voor de berekening van het recht op BEV. 
•    Al de aanwezigheidsattesten moeten bij de aanvraag worden ingediend, anders kan de vergoeding worden verlaagd: 
- Vb.: Het getuigschrift van het eerste trimester ontbreekt, maar de getuigschriften van het tweede en derde trimester werden wel ingediend è geen BEV voor het hele schooljaar (zelfs als het BEV enkel in het 2de en 3de trimester werden opgenomen. Dit omdat de administratie moet kunnen controleren of er geen ongegronde afwezigheden waren die kunnen leiden naar een schorsing, wat het recht voor de rest van het schooljaar kan beïnvloeden. 
- Vb.: als het attest voor het 3de  trimester ontbreekt en de attesten van het 1ste en 2de trimester werden wel ingediend: Het BEV kan worden opgenomen/toegekend in het eerste en tweede trimester, maar de BEV-uren die in het derde trimester worden opgenomen zullen niet worden toegekend. 
- In het geval van een tweede zit: Een bewijs van deelname aan tweede zit moet worden voorgelegd. De precieze data van de examen moeten duidelijk vermeld worden op dit document. 

 

Wie kan de aanvraag indienen?

De werkgever dient de aanvraag om terugbetaling in. Hij kan dit ook aan een sociaal secretariaat toevertrouwen.

Indien u een sectorfonds of sociaal secretariaat heeft aangesteld om uw aanvraag om terugbetaling te beheren, zijn zij ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van eventuele vragen die u heeft over de voortgang van het dossier. Neem rechtstreeks contact met hen op indien u vragen heeft. 

Als een werkgever aan een sectorfonds een mandaat geeft om zijn schuldvordering betreffende het betaald educatief verlof in te dienen en de verschuldigde bedragen te ontvangen, moet hij:

1. Een afschrift van dit mandaat toevoegen, dat het volgende bepaalt:
   • De werkgever geeft het fonds een volmacht om:
   • voor hem en in zijn naam de verplichtingen te vervullen die de wetgeving aangaande het betaald educatief verlof oplegt, in het bijzonder om de terugbetalingsaanvragen in te dienen voor de toegekende verloven;
   • de betrokken verschuldigde sommen te ontvangen op de rekening van het fonds voor bestaanszekerheid: BIC- en IBAN-nummer
2. Een bankattest en/of een uittreksel van de bankrekening van het lopende jaar bezorgen, waaruit blijkt dat het wel degelijk een bankrekening van het fonds betreft.

Hoeveel bedraagt de terugbetaling?

Vanaf het schooljaar 2023-2024: het totale bedrag voor terugbetaling van bezoldiging en sociale zekerheidsbijdragen is beperkt tot € 700.000 per werkgever per kalenderjaar. Als de werkgever het plafond van € 700.000 overschrijdt, behoudt de werknemer zijn recht op betaald educatief verlof met behoud van zijn normale loon, dat op de gebruikelijke vervaldag betaald moet worden.

De werkgever zal per goedgekeurd uur betaald educatief verlof een eenmalig forfaitair bedrag ontvangen.

Sinds het schooljaar 2022-2023 wordt de terugbetaling aan de werkgever door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest beperkt tot 22,07 euro per uur.